План встречи и отчет о встрече

Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени. Полная версия статьи в основном блоге.

План встречи (агенда)

Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников.

Шаблон примерно такой:

• Время встречи
• Место встречи
• Участники встречи
• Основная тема встречи
• Задачи встречи (что должны решить в процессе. Если задач слишком много — приориетизируем)

Время встречи — когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи.

Место встречи — физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины.

Тема встречи — общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи.

Задачи встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.

Агенду отправляют заранее.

Отчет о встрече (Meeting report)

Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. На выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить.

1. При живых встречах запись основных моментов встреч лучше вести на бумаге.
2. Хорошая практика, при завершении встречи проговорить тезисы и задачи, которые ты записал для себя.
3. По завершении встречи перепечатываешь отчет в документ и отправляешь участникам встречи.
4. Даты выполнения можно указать, но лучше не конкретизировать, или вообще не указывать.
5. Следующую встречу (особенно если она повторяющаяся) можно начинать с разбора предыдущего отчета.

Несколько фишек

1. Если пишешь на бумаге — придумай графическое обозначение (типа квадратной скобки или звездочки) для разных типов задач.
2. Заведи папку в гуглдрайве — сюда будешь складывать все отчеты. Формат названий отчетов: “дата — название компании — проект”.
3. Заведи шаблон отчета о встрече.
4. Когда оформляешь список “что сделать” (задачи на исполнение) — сразу формируй их в понятной форме.

Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента.

Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.